При проживании в гостинице выдается чек, который командированный предъявляет в бухгалтерию своего предприятия, чтобы получить возмещение произведенных расходов. Важно, чтобы документы были оформлены по всем правилам, ведь их могут проверить как бухгалтерия, так и ревизор или налоговая инспекция. Чеки с подтверждением из Санкт-Петербурга особенно востребованы, так как услуги отеля могут стоить дорого, а отправленный в командировку человек запросто может жить в дешевом хостеле или вовсе бесплатно у родственников или друзей.
Почему важно подтверждение
При звонке или другом запросе администратор гостиницы должен подтвердить, что человек действительно проживал у них в номере заявленной категории, ему были оказаны услуги проживания, описанные в чеке. Чтобы подтвердить это, должен быть не только выписан чек с необходимыми реквизитами, но также сделана запись в книге постояльцев. Таким образом чек должен быть выдан не непонятной организацией, а действительно работающим отелем. Если выданы отчетные документы с подтверждением, это означает, что держатель чека на самом деле проживал в гостинице и оплатит ее услуги в указанном размере.
Что будет, если документы без подтверждения
Гостиничные чеки с подтверждением бухгалтерия проверяет сначала по QR-коду. Но помимо этого бухгалтерия может провести более строгую проверку. Для этого позвонит или отправит запрос по указанному адресу, чтобы получить подтверждение оплаты услуг. Если QR-код не пройдет проверку, а бухгалтер не сможет получить ответ от администратора гостиницы, то чек будет считаться недействительным, а командированный сотрудник не получит деньги в возмещение своих затрат.
Если вдруг бухгалтерия не стала проверять документы, а просто оплатила их, то все равно есть вероятность, что при ревизии или любой другой проверке вышестоящих или надзорных органов ревизор может сделать запрос в отель для получения ответов на свои вопросы. Если проверка не будет пройдена, то деньги могут обязать вернуть.
Вот почему важно приобретать гостиничные чеки с подтверждением. Именно такие документы вы можете купить в нашей компании. Их выдает реально действующая гостиница с внесением в книгу проживающих, то есть администраторы всегда смогут подтвердить оказание услуг вам.