Odkspb

+7(921) 932-49-69

Подготовка к командировке

Опытные сотрудники, регулярно бывающие в командировке, знают, что к поездке нужно подготовиться заблаговременно. Речь идет не о сборе в дорогу обуви, одежды и необходимых средств по уходу за собой. Значительно важнее в процессе подготовки к отправлению в командировку сбор полного комплекта документов.

Документы перед командировкой

В зависимости от конкретной компании и занимаемой должности может потребоваться разный пакет документов. Наиболее часто необходим такой перечень:

  1. Приказ о назначении в командировку.
  2. Служебное задание.
  3. Документ с указанием размера суточных.
  4. Дорожные чеки.
  5. Сертификаты или предоплаченные квитанции на проживание.

Последний пункт часто трансформируется в документ, предоставляемый после оплаты, как подтверждение факта расходов. Сотрудник не получает каких-либо бумаг, позволяющих ему заселиться в хостел или отель. Он сам выбирает место проживания, но обязан отчитаться о размере понесенных расходов. В этом случае следует заблаговременно узнать, какие документы предоставляет гостиница за проживание.

Необходимые документы по возвращению из командировки

Даже лица, еще не ездившие в командировку, уже знают, что для получения компенсации за проживание, проезд и иные служебные траты, необходимо предоставить документ о понесенных расходах. Сейчас условия позволяют не просто получить квитанцию с суммой затрат на проживание, а взять чек с QR кодом от гостиницы.

Также часто требуются:

  • чеки ККТ;
  • проездные билеты;
  • слипы электронных терминалов;
  • товарные чеки и иные документы об оплате.

Важно помнить, что в зависимости от города направления в командировку будет меняться документ, подтверждающий понесенные расходы. Гостиничные чеки СПб будет актуальны только в том случае, если командировка проходила в Санкт-Петербурге.

Также стоит знать, что многие компании просят указывать все документы о расходах в авансовом отчете, предоставляемым сотрудником в бухгалтерию. При этом в разделе расходов на проживание требуется предоставление полных данных о гостинице, отеле или хостеле. В ряде случаев требуется служебная записка, позволяющая заблаговременно указать невозможность предоставления некоторых платежных документов.

Прокрутить вверх