Опытные сотрудники, регулярно бывающие в командировке, знают, что к поездке нужно подготовиться заблаговременно. Речь идет не о сборе в дорогу обуви, одежды и необходимых средств по уходу за собой. Значительно важнее в процессе подготовки к отправлению в командировку сбор полного комплекта документов.
Документы перед командировкой
В зависимости от конкретной компании и занимаемой должности может потребоваться разный пакет документов. Наиболее часто необходим такой перечень:
- Приказ о назначении в командировку.
- Служебное задание.
- Документ с указанием размера суточных.
- Дорожные чеки.
- Сертификаты или предоплаченные квитанции на проживание.
Последний пункт часто трансформируется в документ, предоставляемый после оплаты, как подтверждение факта расходов. Сотрудник не получает каких-либо бумаг, позволяющих ему заселиться в хостел или отель. Он сам выбирает место проживания, но обязан отчитаться о размере понесенных расходов. В этом случае следует заблаговременно узнать, какие документы предоставляет гостиница за проживание.
Необходимые документы по возвращению из командировки
Даже лица, еще не ездившие в командировку, уже знают, что для получения компенсации за проживание, проезд и иные служебные траты, необходимо предоставить документ о понесенных расходах. Сейчас условия позволяют не просто получить квитанцию с суммой затрат на проживание, а взять чек с QR кодом от гостиницы.
Также часто требуются:
- чеки ККТ;
- проездные билеты;
- слипы электронных терминалов;
- товарные чеки и иные документы об оплате.
Важно помнить, что в зависимости от города направления в командировку будет меняться документ, подтверждающий понесенные расходы. Гостиничные чеки СПб будет актуальны только в том случае, если командировка проходила в Санкт-Петербурге.
Также стоит знать, что многие компании просят указывать все документы о расходах в авансовом отчете, предоставляемым сотрудником в бухгалтерию. При этом в разделе расходов на проживание требуется предоставление полных данных о гостинице, отеле или хостеле. В ряде случаев требуется служебная записка, позволяющая заблаговременно указать невозможность предоставления некоторых платежных документов.