Компания оплачивает услуги проживания работников в командировке в другой город. Это касается любых поездок, включая разъездную работу, посещение семинаров, обучающих мероприятий, деловых встреч и т. д. Поскольку эти расходы снижают базу налога на прибыль, налоговая очень тщательно проверяет их обоснованность. Важно, чтобы у компании имелись документы строгой отчетности от гостиницы, в которой проживал сотрудник, и чтобы эти документы были в полном порядке.
Авансовый порядок оплаты
Как правило, сотрудник получает аванс на оплату услуг отеля перед командировкой, а по приезде отчитывается о его расходовании. Если гостиничные услуги не оплачиваются безналичным образом по договору между компанией и гостиницей, то сумма аванса определяется по данным о стоимости номера, приведенным на сайте отеля или в специальном сервисе бронирования. Эта информация считается официальной публичной офертой. Сотрудник и бухгалтерия могут понять, к какой ценовой категории относится отель и может ли компания оплатить проживание в нём в течение требуемого времени.
Отчетность о проживании
Когда сотрудник приезжает в отель и оплачивает его услуги, он получает на руки чек гостиницы для командировочных. В нём обязательно указываются следующие данные:
- ФИО проживающего и его паспортные данные;
- реквизиты отеля, включая адрес;
- категория номера и стоимость услуг;
- период проживания, дата и время заезда и выезда.
Помимо этого на чеке должен быть QR-код, позволяющий идентифицировать оплату в сервисе налоговой.
Счет за проживание в гостинице СПб может дополняться актом выполненных работ или оказанных услуг, но этот документ обязательным не является. Его можно приложить к авансовому отчету.
В некоторых случаях сотрудник не привозит из командировки кассовый чек из гостиницы. Это происходит по разным причинам: халатность администратора отеля, документы потеряны или испорчены и т. д. Если это произошло, то командированный не сможет отчитаться о расходовании аванса на проживание. И деньги придется вернуть. Чтобы такого не случилось, можно купить кассовые чеки из гостиницы требуемой ценовой категории. Мы оформляем такие документы без проживания. Это официально, наши документы подходят для отчета в бухгалтерию и проходят все проверки.