Сотрудник предприятия, отправленный в командировку, проживает в отеле. Оплачивая услуги гостиницы, он получает документы, которые затем предъявляет в бухгалтерию. Предприятие возмещает работнику эти расходы, но строго при условии, что были представлены гостиничные чеки за проживание.
Чтобы получить деньги, нужно представить в бухгалтерию авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы. Сдать отчет нужно как можно быстрее – в этом заинтересован прежде всего сам командированный. Авансовый отчет сдается в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги. В случае командировки это три рабочих дня, начиная с дня, в который работник приступил к работе после возвращения.
Документы подшиваются к бухгалтерским делам и хранятся в организации в течение определенного времени. Во время хранения к ним могут обращаться проверяющие. Следовательно, приложенные к отчету чеки имеют тот же срок хранения, что и бухгалтерские документы.
Сроки проверки
Если сотрудник предъявляет документы о проживании в гостинице, ревизоры могут проверить факт их выдачи и оплаты гостиничных услуг. Для этого они направляют запрос – устный или письменный – в отель. По запросу администратор отеля обращается к книге учета постояльцев, которая обязательно ведется в каждой гостинице. В этом перечне указано, что действительно такой-то гражданин в такое-то время проживал в отеле и оплатил услуги в такой-то сумме. Сведения в книге постояльцев хранятся в течение двух лет. И в течение двух лет администратор может подтвердить факт проживания и оплаты. Как правило, проверки проводятся за предыдущий год, то есть этого срока достаточно.
В какое время лучше оформить чек?
Если вам понадобился гостиничный чек с QR-кодом в Санкт-Петербурге, лучше обратиться в отель заблаговременно. Возможность оформления задним числом существует, но иногда сделать это невозможно технически, ведь чек оформляется в реально работающей гостинице, а его получатель вносится в книгу постояльцев. Если же такая необходимость возникла, можно попробовать подобрать чек на схожую сумму, который реально был выдан в нужную дату.
Гостиничный чек оформляется быстро. На выдачу всех подтверждающих документов, включая чек с QR-кодом, который попадает в систему ФНС, требуется не больше часа.