Сотрудники, регулярно выезжающие в деловые поездки уже знают какие вещи брать в дорогу с собой, что делать по приезду и зачем брать документы из гостиницы для командированных. Неопытные лица могут допустить ряд ошибок при подготовке к командировке.
Наиболее важные вещи в деловой поездке
Новички наивно полагают, что важнее всего взять сменную одежду для деловых встреч или рабочий комбинезон в случае практической направленности поездки. Однако эти вещи по значимости располагаются ближе к концу списка.
Очередность такая:
- Личные документы (паспорт, полис, права).
- Рабочие документы (направление, приказ, пропуск и т. п.)
- Платежные средства (деньги, чеки, карты).
- Медикаменты.
- Техника (телефон, планшет, ноутбук).
- Деловая, рабочая и сменная одежда.
- Запасная пара обуви.
- Средства гигиены (мочалка, зубная щетка, раствор для линз и т. п.)
Логика последовательности проста — если с собой есть все нужные документы и деньги, то все остальное можно купить по прибытию. Небольшим спорным моментом является пункт про медикаменты — рецептурные препараты не всегда легко выписывают врачи, практикующие в другом городе. Впрочем, если получить рецепт, то лекарства легко можно купить.
Внесение напоминания в календарь
Опытные командированные редко забывают о том, что им нужно получить документы из гостиницы для отчета о проживании, позволяющие получить компенсацию потраченных средств. Начинающим «рабочим путешественникам» стоит еще в процессе подготовки к поездке установить в телефоне напоминалку, позволяющую не забыть забрать чеки и платежки из отеля.
Рекомендуется устанавливать несколько напоминаний — в начале командировки, в середине и в конце. Это необходимо для того, чтобы с первых дней нахождения в другом городе командированное лицо не забывало о важности сохранения документов об оплате. Особенно важно устанавливать несколько подсказок при перемещениях во время командировки и, следовательно, размещении в разных гостиницах. В этой ситуации иногда удобным будет установка ежедневного напоминания.
Если же чеки за проживания были забыты или потеряны, то можно купить отчетные документы за проживание в гостинице. Это позволит получить положенную компенсацию затрат, уменьшив финансовые потери.