При направлении в командировку по делам фирмы или для обучения, повышения квалификации организация выделяет средства на оплату не только образовательных услуг и представительских расходов, но также не проживание в это время. Командированному необходимо жить в безопасности и комфорте. Но выдать деньги просто так не может ни одна компания – это касается и бюджетных, и коммерческих организаций. Чтобы по отчетности всё было чисто и гладко, сотрудник по завершении командировки в другой город, например, в Санкт-Петербург, должен отчитаться о произведенных расходах и предъявить отчетные документы для командировочных в СПб.
Как происходит оплата расходов
Сотрудник получает перед поездкой деньги под отчет. Сумма может быть выделена в размере ориентировочной стоимости проживания или из расчета той, которая определена во внутренних бухгалтерских документах фирмы. Например, компания выделяет на оплату жилья 5 тысяч рублей в сутки. Командировка должна продлиться 5 дней, то есть на оплату гостиницы сотрудник получает 25 тысяч рублей. По возвращении в свой город он должен заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие факт оплаты услуг отеля. Если такого отчета и документов нет, работник должен вернуть полученные под отчет деньги.
Где жить в командировке
Отчетные документы в СПб выписывают гостиницы, официально оказывающие услуги проживания. Они вносят информацию о клиенте в перечень постояльцев и при необходимости могут подтвердить факт оплаты и проживания.
Но не все отправленные по служебным делам в Санкт-Петербург работники живут в отелях. Кто-то выбирает недорогие хостелы. Другие имеют в Северной столице друзей и родственников, которые могут принять их у себя бесплатно. Третьи предпочитают арендовать квартиру. Во всех перечисленных случаях всё равно можно получить деньги от своей организации. Для этого необходимо предоставить гостиничные чеки. Документы за проживание в гостинице купить можно и без фактического проживания в ней. При этом формально всё будет в порядке: это будут настоящие чеки, которые пройдут самую строгую проверку, а администратор гостиницы по запросу подтвердит, что вы проживали там в номере выбранной категории и оплатили его стоимость. Именно такие документы мы оформляем по вполне доступной цене.